高校办公用品管理现状调查分析及建议

――基于上海某高校的调查研究

彭曦 张硕 姚琦 钱玲

一、引言

（一）研究背景

近年来，随着我国社会生活的不断进步，高等教育事业实现跨越式发展，高校办学的规模和层次也在不断提高。相应地，高校办公用品的数量和种类也日趋扩大，成为学校资产的重要组成部分。

在办公用品中，有一些因为单位价值比较高、已达到固定资产标准，所以高校通常将其纳入固定资产管理范畴，由资产处或者后勤处专门负责，相对比较规范。但更常见的一类办公用品，如办公文具、打印纸、U盘、录音笔、扫描仪、碎纸机、硒鼓等，它们种类多、单价低、需求数量大、购置分散频繁，不属于固定资产管理范畴，目前高校对这类办公用品的重视程度还不够，尚存在管理空白。本文的研究聚焦于后者，即不属于固定资产管理范畴的办公用品。本文以下所称“办公用品”皆指非固定资产类的办公用品。

另外，财政部颁布的从2012年4月1日开始实行的《事业单位财务规则》已经将固定资产中的一般设备单价标准从500元提高到1000元，专用设备单价标准从800元提高到1500元，因此，原来一些属于固定资产管理范畴的物品将不再归属固定资产，高校办公用品所涵盖的范围将越来越广，涉及的物品越来越多。

由于办公用品具有数量大、品种多、型号杂、范围广、单位价值低、要求时间急、计划变化快等特点，目前高校基本采用各部门“自用自购、以报列支”的模式，购置程序相对比较简单；在会计处理上，办公用品有时计入低值易耗品、材料，有时直接列支为期间费用，未作为资产进行账面反映；资产管理部门往往也不对办公用品进行专门的管理，财务部门也只对办公用品经费总额进行控制。总之，目前高校对办公用品还不够重视，尚未建立严格的管理办法。

（二）研究意义

与固定资产相比，办公用品由于单价较低，受重视程度不够，成为高校资产管理中较为薄弱的方面。但是办公用品却是高校教学、科研、行政、后勤等工作正常运转所不可缺少的重要部分，任何业务环节都需要用到办公用品。从学校预算支出来看，虽然办公用品所占比重不高，但其支出金额总数也不小。以一个中等规模的文科院校为例，每年用于办公用品购置的费用达近千万元。进一步完善高校办公用品的管理，对提高学校的整体管理水平、减少财产浪费、防范舞弊具有一定的意义。

此外，目前已有的对高校办公用品管理的研究主要采用规范研究方法，集中在理论探讨方面；而本文采用了向相关人员发放问卷的调查方法，获取第一手资料，了解到高校办公用品管理的实际情况，并对此进行分析，提出相关改进建议。本文的研究对现有文献进行了补充。

二、理论基础及文献综述

（一）理论基础

内部控制理论是本文的研究基础。财政部发布的《行政事业单位内部控制规范》（征求意见稿）中将内部控制定义为：“单位为实现控制目标，通过制定一系列制度、实施相关措施和程序，对经济活动的风险进行防范和管控的动态过程”。内部控制的要素包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及内部监督，其中，内部环境是单位实施内部控制的基础，一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、组织文化等；风险评估是单位及时识别、系统分析业务活动中与实现内部控制目标相关的风险，合理确定风险应对策略；控制活动是单位根据风险评估结果，采用相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内；信息与沟通是单位及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在组织内部、组织与外部之间进行有效沟通；内部监督是单位对内部控制建立与实施情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应当及时加以改进。本文的问卷设计及分析即基于该内部控制框架。

（二）文献综述

目前国内针对高校办公用品管理的研究还比较少，现有的研究主要集中在办公用品中的低值易耗品管理。例如，马江涛、陈美玲、钱向荣（2003）分析了高校低值易耗品的管理现状，认为存在重视程度不够、资金来源渠道多、添置领用不规范等问题，并提出要健全管理制度、规范使用程序；保证采购质量；改进管理手段、引进计算机管理；注重业务培训、提高人员管理素质等。梁晓锋、刘科财（2008）指出低值易耗品的使用和管理存在积压、损坏率过高、遗失等问题，主要表现在管理制度不健全、流失严重，管理队伍不稳定、技术力量薄弱，经费不足、添置领用不规范等，并提出要从以下几方面入手：提高管理人员素质，强化细节管理；加强资金投入，规范添置领用程序；建立健全各项规章制度，规范管理程序。齐敏、高炬、高原（2011）指出由于低值易耗品品种多、数量大及单位价值低、使用年限短等特点，未能引起单位领导的足够重视，使低值易耗品管理中出现许多漏洞；由于没有建立完整的账簿记录，随购随领、以领代耗的现象较普遍，内部管理无章可循；部分低值易耗品以设备维修费或一般性办公费用列支,不能反映低值易耗品的使用情况等。他们建议把低值易耗品管理制度作为预算管理的基础来抓；低值易耗品的财务管理、实物管理与价值管理相结合；保管人员对低值易耗品管理应建立相应的台账，进行以旧换新的台账记录管理模式等。

本文的研究在现有文献的基础上，采用问卷调查的方式获取数据，对现有文献进行了补充。

三、研究设计

（一）问卷设计

本研究主要通过发放调查问卷的方式来收集相关信息，并利用MS Excel对调查数据进行分析。

本次“办公用品调查问卷”由三部分组成：一是被调查者背景信息，共有2个问题；二是办公用品采购与付款流程，共有12个问题，涉及请购、具体采购、验收与付款等环节；三是办公用品使用及保管，共有7个问题，涉及领用手续、保管与盘点。

从内部控制角度对问卷题目类化后，办公用品采购与付款流程调查主要侧重于职责分工、信息传递程序控制和实物控制；日常使用及保管主要侧重于职责分工、实物控制。

（二）调查方法

我们选取了上海某高校为本次问卷调查单位。为了保证一定的广泛性，我们的调查范围为该校所有院系、机关和教辅部门，我们分别向部门领导、办公室主任、办公室工作人员等各类教职员工发放了问卷。

本次调查共发放问卷107份，回收71份，总回收率为66.4%。通过对回收的问卷进行检查和审核，发现2份问卷未填写完整，最终得到有效问卷69份。有效问卷分别占回收问卷和发放问卷总数的97.2%和64.5%。

四、调查结果与分析

（一）办公用品管理制度

在问卷中，首先对院系、机关和教辅部门是否制定了相关管理制度进行了调查。根据被调查者所在部门的性质，对统计结果进行分类汇总，具体结果见表1。

类别

表1  办公用品管理办法调查结果统计表  (单位：%)

由表1可以直观看出，该高校的院系、机关和教辅部门大部分制定了办公用品管理办法（占比80.89%），但以书面形式制定管理办法的只有17.65%，其规范性和完善性还有待进一步改善。从部门性质来看，无论是书面形式还是口头形式，院系制定管理办法的比例要远高于机关和教辅部门。这一方面是由于院系规模较大，对办公用品的需求更多；另一方面，从管理成本来看，制定完善的管理办法可以使办公用品管理从根源上做到有章可循、责任到人，降低管理成本。

（二）采购与付款流程

本文将采购与付款流程分为三个环节：请购、采购实施、验收付款。

1、请购环节

请购是采购与付款流程的起点，涉及的风险点主要有：只有得到授权的人才能提出采购申请；提出采购申请与批准采购申请相互独立，以加强对采购的控制；批准请购与采购相互独立，以防止采购时购入过量或不必要用品。

针对以上风险点，调查问卷相应设计了3个问题。将调查结果按被调查者所在部门性质进行统计，统计结果以百分比表示，见表2。

表2  请购流程相关调查结果统计表  (单位：%)

由表2可见，在样本中有三分之一制定了书面采购计划，其中院系制定书面计划的比例为50%，远高于机关和教辅部门的26.5%，这主要与院系对办公用品的需求量较大有关。在采购方式上，选择全部由办公室集中采购的占62%，与预期基本相符，集中采购一方面可以降低采购价格，另一方面也可以方便管理和领用。另外，本文在问卷中对采购渠道也进行了调查，网络采购（55.22%）和电话采购（23.88%）成为办公用品采购的主流方式，传统的现场采购比例则较低。相应地，采购源也多来自史泰博、京东商城、1号店等电子商务网站，另有部分来自校内教育服务中心及校外周边超市。在请购审批中，近九成的被调查者都选择了有审批环节，但能够做到有书面请购单的只有一成，绝大多数为口头汇报。

2、采购实施环节

处理请购单后，采购与付款流程进入具体采购环节，包括询价、订货、签订合同等环节。涉及的风险点集中在职责分工上，即询价、采购审批、合同签订相互独立，防止虚列支出。相关调查结果见表3。

表3  具体采购环节相关调查结果统计表  (单位：%)

由表3可以看出，近八成的被调查者在办公用品采购中都有向2家以上供应商进行询价谈判的做法。但在确定供应商环节，院系与机关、教辅部门超过半数都是由询价人员自己确定供应商，未能较好地执行询价与确定供应商职责分离。采购合同方面，订立合同的比例为41.63%。整体来看，院系在具体采购环节的表现要优于机关、教辅部门。

3、验收付款环节

验收付款环节的风险点主要有：实物控制，对实际收到的商品进行验收；职责分离，采购与验收相互独立，确保实际收到的商品符合订购要求；信息传递控制，对付款进行审核。针对以上风险点，调查问卷相应设计了问题，调查结果按被调查者所在部门性质进行统计，统计结果以百分比表示，见表4。

表4  验收付款环节相关调查结果统计表  (单位：%)

由表4可知，被调查者对实际收到的商品均有验收行为，但留有书面验收记录的比例只有30.77%。且验收人员九成以上为采购人员，在不相容职责方面未得到有效分离。付款环节，能够做到审核后付款的比例达到52.38%；从部门性质来看，院系在付款环节的规范性要优于机关、教辅部门，审核后付款的比例达到了75.00%，而机关、教辅部门只有44.68%。

（三）领用与保管

办公用品验收入库后即纳入资产日常管理，主要有领用与保管两个方面。从内部控制风险点来看，主要涉及：职责分工，保管与记录相互独立，防止篡改记录、财产流失；授权程序，领用须经过批准，防止多领或被盗；信息传递控制，设置台账对进货、领用、结存情况及时反映；实物控制，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符。相关调查结果见表5。

表5  领用、保管环节相关调查结果统计表  (单位：%)

从表5的调查结果来看，在领用手续上，只有不到7%的被调查者通过填写书面领用单，经批准后领用；超过一半的被调查者可以无须批准随时领用办公用品，这表明在授权程序上还有很大的改善空间。信息传递控制上，无登记簿的被调查者比例占了将近50%，规范性做得不够好；从部门性质来看，院系在设立台账上要比机关、教辅部门规范，调查显示其有进货、领用情况登记簿的比例达到了53%，而机关和教辅部门只有19%。在部门设立台账的被调查者中，由保管人员登记台账的比例达到了85.29%，在院系中这一比例更是达到了100.00%，这说明对办公用品保管与台账记录职责相互独立的重视程度还有待提高。在实物控制上，有定期或不定期盘点的比例占75%，院系在实物控制中的表现要整体好于机关、教辅部门。

五、管理建议

本世纪以来，高校赢得发展的重大机遇，办学规模扩大，学校基础建设增长，学科建设蓬勃发展，科研成果成绩斐然，人才引进越来越多，在这些大额资金投入的背后，日常的教学、科研、行政、后勤等各部门采购的办公用品资金量也大幅增加。但正如前文的调查结果所示，在高校的办公用品管理中还存在不少问题，本文认为应从以下几方面加强高校的办公用品管理工作。

（一）加强制度建设，规范管理流程

健全的制度是规范管理的基础。前文的调查结果显示，院系、机关和教辅部门制定书面办公用品管理办法的仅占17.65%。制度缺失的主要原因是思想认识上不够重视，不少人认为，办公用品单价不高、较为零散，加强办公用品的管理显得小题大做。这种认识存在着误区，古语有云“一日一文，千日千文，绳锯木断，水滴石穿”，办公用品虽然零碎，如得不到妥善管理，滋生的浪费、舞弊日积月累也将对高校带来很大的负面影响。此外，办公用品虽然占资金总量的比重不高，但随着高校资金投入的不断增长，其绝对金额也不容小视。

加强办公用品管理制度的建设，首先要明确管理的目标。办公用品的管理应以服务高校事业为宗旨，以勤俭节约、防范舞弊为目标。勤俭节约杜绝浪费，在制定计划时详细分析，考虑库存的现状、采购的性价比，避免盲目铺张采购；防范舞弊要求对办公用品管理的各个环节考虑风险点，设置控制程序。

其次要注重制度的全面性。办公用品管理制度应当包括对制定计划、采购方案、验收入库、领用授权、日常保管、内部监督等全过程的管理，以上程序缺一不可。制度设置后，可通过内部审计部门实施“穿行测试”，来审验制度是否健全以及可执行能力。

最后要注重制度的可操作性。要结合高校的实际情况，具体问题具体分析，制定科学规范、操作性强的制度。内部控制的设置会带来管理成本的上升，因此也应考虑如何避免繁琐，做到简明实用，方便相关人员遵照执行。

（二）加强采购与付款环节的管理

在请购环节中，调查显示，仅三分之一的院系、机关和教辅部门制定了办公用品书面采购计划，仅10%的院系、机关和教辅部门对办公用品采购设置了书面请购单。计划的缺失，将会带来工作的盲目性、随意性；无书面请购单，未留下工作的痕迹，甚至可能跳过请购审批的流程，带来舞弊。本文认为，高校的院系、机关和教辅部门在办公用品采购中有必要对大额、集中的采购制定书面采购计划，并在预算申报中体现，杜绝盲目、随意性采购。同时应设置书面请购单，明确在请购中的审批权限、手续，建立有关流程。

在采购实施环节中，目前高校主要存在的问题在于：由询价人员自己确定供应商。询价与确定供应商属不相容职务，由同一人员担任无法做到职责分离，可能出现“商业贿赂”、“回扣”等现象，产生舞弊风险。本文认为，高校的院系、机关和教辅部门在办公用品具体采购中应至少保证两人以上参与，对询价与确定供应商、采购与订立合同等环节做到职责分离、相互制约。

在验收付款环节中，目前高校主要存在的问题在于：由采购人员负责验收，缺乏书面验收记录。采购与验收属不相容职务，由同一人员担任无法做到职责分离，可能出现采购人员与供应商不正当交易，供应商提供劣质产品，“以次充好”等现象。本文认为，高校的院系、机关和教辅部门应设置专门的验收人员，与采购人员相分离，并对验收情况做好书面记录。

（三）加强领用与保管环节的管理

办公用品验收后进入日常管理环节，主要包括物品领用、保管两个方面。从前文的调查结果来看，高校在领用与保管环节中主要存在的问题为：领用审批形同虚设、无有关资产台账、忽略盘点等。

在办公用品的领用、保管环节中，首先应完善领用审批手续。高校可结合实情，设置统一的领用单据，领用者凭授权人签字授权的领用单，向保管人员领用，防止领用中的铺张浪费等。其次，应建立办公用品台账，对办公用品的进货、领用、报废、维修情况均应记录。调查中显示，有的院系、部门虽然设立了领用登记簿，但仅对领用情况进行记录，无进货等记录，信息不完整，直接影响对结存数的管理。最后，应加强办公用品的盘点工作，定期盘点，将账面结存数与实际库存数核对，做到账实相符，保障资产的安全性。

六、结语

办公用品的管理是高校财务、资产管理的重要组成部分。一叶知秋,一个学校办公用品的管理水平, 显示着学校的整体管理水平。只有不断探索、总结经验，才能进一步规范高校的办公用品管理，从而为高校的事业发展提供坚实的后盾。

（作者单位：上海财经大学审计处）