高校科研经费审计的实践及思考
 

高校科研经费审计的实践及思考——以上海师范大学为例

潘倩华  杨维琴

 

近年来,国家和社会对科技创新日益重视。随着双一流大学、学科建设的逐步开展,我国对科研经费的投入不断加大,高校承担的科研项目数量和科研经费总额逐年上升。为进一步加强高校科研经费的管理,教育部、财政部等科研经费相关管理部门相继出台了一系列文件,要求各高校建立健全科研经费管理制度,加强对科研经费的监督检查。因此,如何提高科研经费使用的合理性、规范性和有效性,已经成为内审部门的重点工作之一。

我校审计部门与科研管理部门、财务管理部门积极沟通交流,对审计中遇到的难点问题以及发现的管理漏洞进行分析和探讨,切实提高科研审计效率,落实审计整改工作。现就科研审计的实例,谈谈如何做好高校科研经费审计工作。

为加强和规范学校科研经费管理,健全科研经费管理控制和监督机制,我校于2017年正式出台了科研经费审计实施办法,在原科研项目经费决算审签的基础上,新增了科研经费审计项目。

一、科研经费审计的内容

科研经费审计的主要内容包括:科研经费纳入学校财务部门集中核算、统一管理、专款专用情况;科研经费的拨付及预算执行情况;科研经费管理的内部控制制度建立及其执行情况;科研经费使用的合法性、合规性情况;科研经费用于设备、软件等物资采购是否执行政府采购和招投标相关规定,形成的固定资产是否入库,纳入学校固定资产统一管理等。

二、科研经费审计的程序

科研管理部门或其他相关部门根据管理需要,抽取一定数量的科研项目,经与审计部门商量拟定审计项目清单,报学校批准后,出具审计委托书给审计部门。审计部门根据委托书制订下年度审计计划,在实施审计3日前,将审计通知书送达被审计项目负责人,并抄送科研管理部门、财务部门、项目承担单位等其他相关单位。

实施审计后,审计部门出具审计报告征求意见稿,在征求科研项目负责人的意见后,出具正式审计报告。对发现的违规违纪等重大问题,应及时向学校领导报告并通报有关部门。

针对审计报告中提出的问题和建议,项目负责人及相关部门应当研究制定整改措施,按要求落实整改,并在收到审计报告60日内将审计整改结果报告报送审计部门。审计部门对落实整改情况进行后续检查,对未落实整改的项目向科研管理单位、财务部门等相关单位通报。

三、科研经费审计中的常见问题及建议

1.预算编制不够合理和科学,预算控制部分失效

长期以来,科研经费预算都未引起高校科研人员和科研管理部门的充分重视,预算编制流于形式,缺乏科学性、客观性和全面性,与实际执行往往存在一定差距。例如编制预算时没有列支的项目,在实际研究过程中必须开支等,导致预算需要调整或开支未按预算范围和标准进行的现象时有发生。

此外,部分项目申报预算按照国家相关部门下达的预算科目编制,与学校财务的会计科目存在一定的差异,影响学校财务部分科目的精细化预算控制,加之大部分科研人员不熟悉财务制度,导致部分科目超预算支出。

2.部分项目经费执行率较低

科研项目预算执行率较低也是近年来审计中经常发现的问题。有些项目已临近结题时间,项目经费使用率低于20%;有些项目已立项一至两年,却仍未开始使用经费。通过与多位项目负责人进行访谈,发现学校科研项目逐渐增多的同时,财务报销制度越来越严格,一方面是课题经费多的项目组成员钱花不完,另一方面是不熟悉财务制度的项目组成员不敢花钱、不能花钱。此外,部分科研经费下达到账时间较晚,也会导致科研项目无法按时间节点开展。

3.监管单位管理责任与风险认识不足

学校二级学院对本学院的科研项目经费使用负有监管责任,应对项目预算执行进行有效监督,督促项目负责人按照计划完成科研工作。但实际上大部分二级学院只重视科研项目的申请和结项工作,对项目经费的使用管理不够重视,未落实对项目执行过程中的监督管理职责。部分二级学院将审查签字的权限下放给项目负责人后,不再进行任何经费使用方面的监督检查。

针对以上问题,审计部门提出建设性意见:

1.加强预算管理,提高资金使用效率

科研人员与财务部门应共同参与到预算编制及其可行性研究工作当中,从而确保科研经费预算能够更加准确合理,进而满足高校科研工作的开展。在科研经费预算管理过程中,科研管理部门应制定严格的审批制度、明确审批流程,对于超出预算的科研项目,则需要再次经过审查与审批。财务部门还应加强宣传,帮助科研人员认识执行预算的重要性,并对项目执行的过程进行实时监督,同时主动指导科研经费的报销工作。

2.完善内部控制制度,保障科研经费有效使用

科研管理部门、财务部门应对照相关新制度、新规定以及审计过程中发现的问题,进一步完善内部控制制度,如健全科研经费预支制度,明确咨询费、劳务费和专家费的报销制度等。建立科学的内部控制制度,既推进了科研经费使用的规范化与合理化,保障科研项目实施的有效性,又起到调动科研人员积极性的作用,促进学校科研事业健康发展。

3.加强宣传引导,增强领导管理意识

学校应加强对二级学院、科研管理部门领导的宣传,使其充分认识到科研经费管理的重要性—在科研项目的日常管理工作中,不仅将重点放在科研项目的申报上,更要落实到每一个项目开展的过程中,有效发挥二级学院的监管职能。

四、做好科研经费审计的措施及对策

1.重视审前准备工作,加强制度学习

国家级、省部级、市局级、校级的文、理科研项目的相关经费管理办法都不尽相同。除了需要掌握国家财经法律法规和学校财务制度以外,审计人员还必须认真学习国家、部委、地方、学校的各类科研经费管理办法,如国家自然科学基金资助项目资金管理办法、国家社科基金项目资金管理办法、高等学校哲学社会科学繁荣计划专项资金管理办法等,了解这些制度的要求,及时补充更新知识,为开展审计做好必要的政策储备。

2.加强多部门联动,形成工作合力

科研项目涉猎广泛,并且具有较强专业性,因此审计人员受限于专业和自身能力,对一些支出,如理工科项目购买专用设备、材料的大额支出,无法判断其是否真正用于科研。此外,审计人员对于衡量国际影响力、评价对学科发展是否起推动作用的指标并不熟悉,对科研产生的效益很难准确评价。

因此,为做好科研经费审计,促进部门间的沟通合作,解决审计人员专业局限性的问题,审计部门成立科研经费审计工作小组,由审计处处长担任组长,将财务部门、科研管理部门相关人员纳入审计组,共同实施审计。在审计过程中遇到问题,组内成员可及时进行讨论沟通,最后由审计组组长负责把关。

3.转变审计工作思路,把握科研经费审计重点

审计部门应注重转变和拓展科研审计工作思路,把握科研经费审计重点。除了以经费支出真实性、合法性为审计目标,注重审核经费开支、报销票据真伪的传统监督模式外,审计组把审计工作重心调整为关注贯彻落实科研管理内部控制情况、科研项目预算申报与执行管理情况、学校财务管理情况、科研主管部门和项目负责人所在部门管理尽责情况、以及科技创新和成果转化情况等。此外,审计组突破单个项目审计的思维,立足学校全局角度考虑问题,通过对多名项目负责人的访谈,从宏观上、制度上进行深层次的剖析,抓住问题的本质,提高审计质量。

4.科学整合审计资源,合理运用多种审计类型结果

部分科研项目时间跨度很大,且目前实施的科研经费专项审计、科研经费审签都是针对已结项目的审计,是典型的事后审计,具有滞后性。审计发现的问题往往出现在立项、预算编制等事前和经费使用、核算等事中,很多都既成事实,导致整改难度较大。因此,发挥内部审计的过程控制作用,加强事中审计尤为重要。

在当前科研经费审计任务繁重,但审计力量严重不足的情况下,审计部门应统筹整合各种审计资源,综合运用多种审计类型对科研经费实施监督,节约审计成本,提高审计绩效。除每年单独进行科研经费审计外,在开展学校预算执行与决算审计、财务收支审计、经济责任审计、内部控制审计时,将相关科研经费一起纳入审计范围,在科研审计过程中对这些审计信息和成果加以关注和利用。如在学校预算执行审计中,同时对科研经费预算管理与执行情况实施审计;经济责任审计中,对被审计领导干部关于科研管理的履职情况实施审计;内部控制审计中,对科研主管部门、科研单位及项目组的内部控制建设及执行情况实施审计等。

 
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