高校工程审计信息化改造研究

李钊轶

随着《审计署关于印发“十三五”国家审计信息化发展指导意见的通知》及《教育部关于推进直属高等学校内部审计信息化建设的意见》的颁布，对高校内部审计信息化工作提出了“全面提升信息化环境下的教育内部审计能力”的要求。但残酷的现状告诉我们，目前市面上缺少适合高校管理体制和业务类型的内部审计信息化管理软件。

那么高校内部审计信息化工作如何开展、如何打造、如何实现就成了目前高校内部审计工作要面对的一大课题。

此文以“上海财经大学工程审计管理信息系统”为例介绍如何实现内部审计信息化改造的相关工作。

一、改造思路

高校工程审计信息化工作实质上是高校传统管理业务信息化改造的一种，具有一定的相似性，可以借鉴一些已有项目的成熟经验。

以往成功的经验告诉我们，信息化改造过程并不是一蹴而就的，他必定经过业务流程化、流程表单化、表单数字化、数字信息化四个步骤，同样也从这四个步骤可以知晓信息化改造的核心是流程再造和数据采集。流程再造往往依赖于现实工作模式和成熟的规章制度，数据采集往往来源于实际业务产生及相关业务系统数据对接。

二、改造核心问题及解决方案

工程审计系统实质上是以数据分析为主的业务系统，但系统本身并不产生原始数据，他的原始数据来源于其他相关业务系统或其他业务工作流程，如财务系统、资产系统、工程管理相关业务等，那么对于工程审计系统来说数据采集功能就成了核心功能模块，但由于高校业务复杂、信息化发展不均衡、业务系统之间相互独立缺乏关联等问题，导致信息化数据孤岛问题严重，进而恶化了工程审计系统的数据采集问题，增加了信息化建设难度。

那么如何打破僵局，实现数据实时互联互通呢？其实技术上也不乏成熟的解决方案，但不同的方案都存在一定的缺陷，如何抉择就依赖于各高校的信息化建设程度和信息化改造需求。下面就针对不同的情况和不同的解决方案做一个简要的介绍。

1、工程审计系统和其他业务系统之间的数据互联互通方案

如果工程审计业务涉及到的审计对象都采用信息系统来管理，且拥有较完整的数据信息基础，我们就可以通过如下方式将业务系统之间的数据打通。

（1）文件传递互通模式：业务系统通过数据文件导出，再到工程审计系统通过文件导入的方式实现数据共享，如图1。

这种互通模式的优点是，传输方式简单，几乎所有的业务系统都可以实现，但它也有明显的缺陷，这种互通模式并不是实时的数据，传递过程需要人员手动干预，且数据传递过程中很容易出现内容不完整、导入导出错误、数据被恶意篡改等问题。

（2）接口传递互通模式：业务系统通过设置数据接口实现数据共享和互联互通，如图2。

接口模式是最常用的数据互通模式之一，其不需要人工干预，可以实现自动数据共享和互联互通。但这种模式需要所有信息系统供应商或开发人员共同协作，一起完成数据标准的统一接口开发，且随着个别系统升级可能造成多个系统之间的数据对接问题，整个过程耗时久、稳定性差。

（3）统一数据库模式：各业务系统都使用同一个数据库系统，在同一数据库内通过各种数据表授权、数据视图共享等方法实现数据库层面的互联互通，如图3。

这种模式数据传递速度快、质量高、运行稳定，是比较理想的数据共享模式，但由于现实中存在多种品牌及版本的数据库系统，如果各业务系统都要采用这种共享模式将对系统采购或开发有严格的技术限制（采用支持指定品牌及版本数据库的信息系统），这样势必影响学校整体信息化发展进程。

（4）数据中心数据仓库模式：通过建设数据中心数据仓库来实现各业务系统数据的收集，当某一业务系统需要获取另一业务系统的数据时，只需要从数据仓库中提取数据即可实现数据共享，期间不需要和另一业务系统发生任何关系，如图4。

这种方式技术成熟、数据传递效率高、运行稳定，被许多超大型数据中心广泛采用，但这种模式初期投入成本高，并需要一支技术骨干队伍实现后期的运维。目前上海财经大学数据中心就是采用这种互联互通模式。

2.工程审计系统和人工管理业务方式的数据互联互通方案

如果工程审计业务涉及到的审计对象采用原始人工方式来管理（如绝大多数高校的基建修缮工程都还是采取人工管理方式），使用的是电子或纸质表单来进行数据收集。如果是这种情况，常规是通过以下两种方式实现数据采集。

（1）纸质表单扫描成电子图片和电子文档一起作为附件上传至工程审计系统。

这种处理方式的优点是简单，无需过多的功能开发和系统优化，只要提供附件上传的功能就能实现。但由于处理方式过于“简单粗暴”，缺点也非常明显。首先这样获取的数据只能说实现了数字化，并没有真正实现信息化，对于审计系统来说难于实现真正的数据搜索、数据分析、数据二次利用等需求；其次纸质文档扫描过程造成了巨大的工作量，给审计系统的实施及后期的使用推广造成困难；最后这种设计方式使审计业务和工程管理业务脱节，无法真正实现全过程跟踪审计。

（2）将整个工程管理业务作为审计系统的一部分进行彻底的改造，将所有涉及工程管理、监督、施工、审计等需求都纳入系统，共同参与系统的设计和研发，所有数据都在统一系统内生成、控制和管理，将工程管理系统和工程审计系统合二为一，将作业系统、数据分析系统、决策系统等功能系统相融合，真正实现全方位的信息化改造，在降低一线工作人员的工作量的同时实现提高工程管理质量和审计质量双赢的系统建设目的。

不过这种模式也存在缺点，概括来说就是系统开发的工作量大，难度较高，需要研发人员彻底调研工程管理、工程审计等多个业务的需求，并做精心设计和流程再造，开发过程耗时耗力。

目前上海财经大学就采用这种模式，并由学校自己的信息化队伍进行研发。

三、改造步骤介绍

总体来说整个业务改造步骤分为以下七个方面，且整个过程需要学校业务人员的高度参与和开发人员的紧密配合，并配备经验丰富、实力雄厚的研发队伍，才能确保整个系统的成功。

1.线下流程梳理（学校业务人员完成）学校业务人员需要将日常工作中的业务流程梳

理清楚，也就是在没有信息系统协助的条件下如何开展工作的流程描述清楚。最终需要绘制出详细的“业务流程图”（如图5），流程图要能说明各角色的业务内容、权限及逻辑关系，可以为后续技术人员的流程改造提供良好的信息内容和直观的描述。

2.功能结构布局（学校业务人员和开发人员一起完成）

在完成业务流程的梳理后，就可以根据梳理的内容和实际的需求进一步规划系统的功能结构，并画出“系统功能数据结构图”（如图6）和“软件功能系统结构图”（如图7），功能结构图要分结构、分层次将一级、二级、三级等功能内容和层级关系描述清楚。

3.用户权限分析（学校业务人员和开发人员一起完成）

在完成流程梳理、功能结构布局的基础上就可以进一步开展用户权限划分工作。由于此部分工作内容可能会涉及技术层面的问题，所以建议由研发技术人员根据已掌握的资料内容进行设计，并由学校业务人员进行核实确认。这样做的最大好处是，可以让研发人员快速理解并消化吸收业务逻辑，出现理解偏差及时纠正，同时也最大限度的发挥业务人员的作用，从宏观上把控用户权限划分的准确程度。

一般这部分工作需要完成“角色权限分配情况表”（如表1），表中要将功能模块、用户权限和对应的功能进行详细的说明。

4.线下材料及表单收集（学校业务人员完成）

为了协助开发人员更好的理解业务逻辑，并为下一步功能模块设计提供帮助，学校业务人员需要尽可能全面完整的分类收集线下管理中生成的各类表单和文档，并整理表单和功能的一一对应关系，供研发人员学习参考。例如工程管理业务需收集“签证单”、“材料核价单”、“设计变更单”、“工程联系单”、“合同模板”等；审计管理业务，需收集“管理周报”、“管理月报”、“概预算控制表”、“审计底稿”、“审计取证单”、“审计报告模板”等。

表1：角色权限分配情况表

5.编写软件需求分析文件（学校业务人员和开发人员一起完成）

软件需求分析（Software Requirement Analysis）是软件研发人员研究用户需求的过程，是完全理解用户对软件需求的完整功能，确认用户软件功能需求，建立可确认的、可验证的一个基本依据。其产出的成果性文件就是软件需求分析文件。

软件需求分析是一个项目实施最重要的关键点。软件产品设计存在不完整性、不正确性等问题80%以上是需求分析错误所导致的，而且由于需求分析错误造成根本性的功能问题尤为突出。因此，一个项目的成功，软件需求分析是关键的一步。

无数的案例证明，为确保项目的成功只有研发人员和业务人员共同参与、紧密合作才能提高需求分析的质量，避免过程中存在的问题。如果条件允许，建议研发人员能深入一线业务现场，参与一线业务工作，切身体会业务过程，以信息化开发人员的角度重新审视业务、分析流程、理解需求，并分部分、分阶段、分环节和业务人员进行充分的沟通，以认真严谨的态度逐步推进需求分析过程，最终形成软件需求分析文件。

所以需求分析是研发人员和业务人员共同的任务，分析质量的好坏除了取决于研发人员的能力、经验之外，更多的取决于研发人员和业务人员的工作意识和投入的程度。

6.数据结构及数据表单设计（开发人员完成）数据结构及数据表单设计的好坏，将直接关系到整个系统的运行效率和稳定性。数据库设计可以说是整个软件系统的基石，在整个系统研发过程中起到举足轻重的作用。

如果项目前期需求分析充分、功能梳理彻底、业务流程清晰，那么对于数据结构及数据表单设计来说，质量的好坏就取决于设计人员的能力和经验。

总之数据库设计时，要尽可能确保结构合理、数据内容完整，避免数据冗余，常规做法就是由经验丰富的设计团队采用满足第三范式的方式设计数据库。

7.程序编写、开发、调试（开发人员完成）

这是整个信息化改造过程中最后一个环节，也是最耗时耗力的环节，它包含了界面设计、功能设计、接口设计、方法设计、数据库交互等众多内容。基本整个系统看得见摸得着的部分都是在这个阶段被设计出来的。

此阶段工作质量的好坏同样取决于设计团队的能力和经验，优秀团队设计的系统会更容易拓展、具有更好的兼容性、更完善的功能、更安全稳定的性能。

业务人员也可以通过定期例会、讨论、专题会议等形式参与其中，这样做能最大限度减少返工，降低研发成本，提升此阶段的设计质量和效率。

四、改造案例

传统业务信息化改造基本都是采用模块式改造方法，就是将一个完整业务进行逻辑拆分，将业务内容、工作流程相对独立的业务模块作为一个独立子系统进行单独分析，并生成相应的子系统需求分析成果。有些更为复杂的系统会对子系统再做进一步的拆分，并做更进一步的细节分析。

这里以“上海财经大学工程审计管理信息系统”为例介绍如何实现各子系统的分析及改造工作。

1.单据汇签流程改造

由于信息化线上管理模式和传统线下管理模式有着巨大的差异，改造过程既要注重操作人员的实际体验，又要保证单据流转的实时、有效、合理，同时兼顾全过程审计监察的目的。

我们对工程项目的所有单据进行了分析，最终决定了改造方案如下：

（1）材料核价单流程改造

“材料核价单”由“总包单位”或参建“施工单位”创建，并发起流转，所有汇签、流转、批价操作均在网上完成。由“建设单位初审”、“施工监理”、“现场工程师”、“投资监理”、“建设单位复审”流转签阅，最终经“建设单位终审”定稿完成。一旦完成了核价单将关闭“增、删、改、流转”操作功能，仅提供查阅、打印等浏览权限。系统会自动将批准的材料信息导入材料库。整个流转过程全程接受审计处的在线监督（改造流程如图8）。

（2）签证单流程改造

“签证单”由“总包单位”或参建“施工单位”创建，并发起流转。由“建设单位初审”、“施工监理”、“现场工程师”、“投资监理”、“建设单位复审”流转签阅，最终经“建设单位终审”定稿完成。一旦完成了签证单将关闭“增、删、改、流转”操作功能，仅提供查阅、打印等浏览权限。整个流转过程全程接受审计处的在线监督（改造流程如图9）。

（3）审价审定单流程改造

施工完工结算或需要进行阶段性结算时，必须在系统中填报审价审定单，经过流转批阅并定稿后方可结算。

“审价审定单”由“投资监理单位”创建，经审计人员流转定稿并打印盖章或做撤销处理（改造流程如图10）。

2.材料库建设方案

无论对于施工管理、造价控制还是审计监督，材料信息的有效性、准确性都是起到了至关重要的作用。但是由于工程材料的品类数量庞大、型号繁杂、数据收集工作量大、时效性差、人工误操作错误频繁、受市场行情波动影响等因素，使得如何收集材料信息、如何管理材料信息、如何构建材料信息数据库就成了一项棘手的问题。

经过我们的认真研究并结合研发系统的特点，我们设计了一套完善的材料库建设方案。

材料库数据来源于“材料核价单”数据和材料库管理员手工录入数据。材料库数据仅供校内人员访问和查阅。材料库管理员只能管理由自己录入的数据，不同人员录入的数据不能错位管理。由“材料核价单”导入的数据不能进行任何修改。

（1）“材料核价单”数据导入说明

所有材料核价单都在系统内创建并流转审核，一旦经投资监理和建设管理单位审核通过的核价单，系统会自动将其中认可的材料数据导入材料库如图11。

（2）方案优点

1）极大的节省了人工数据录入的工作量；

2）尽可能避免由于手工录入导致的人为数据采集错误；

3）确保录入数据完整性和结构统一性；

4）确保数据采集的时效性和有效性；

5）为未来实现云端材料库和数据联盟预留建设接口；

（3）材料库数据管理办法（如图12）

1）只有建设单位管理员有手工录入材料数据的权限；

2）只有手工录入的材料数据可以由录入人进行修改或删除；

3）由材料核价单自动导入的材料数据不能做任何修改。

3.情况汇报方案

高校普遍在工程审计过程中会聘用投资监理企业协助一起完成全过程跟踪管理任务。

为起到跟踪管理的效果，我们要求投资监理以周报、月报或专项问题汇报的形式向审计人员做情况汇报。

为了有效的利用情况汇报，实现风险防范、提前预警、及时沟通、妥善处理的目的，我们改造并完善了情况汇报模式，并运用于系统内。改造方案如下（流程如图13）：

（1）审计处为投资监理创建情况汇报模板；

（2）投资监理创建情况汇报记录并推送给审计和建设单位人员；

（3）审计和建设单位人员可以为情况汇报记录添加批注，实现在线交流的功能；

（4）审计人员可以根据问题处理情况，流转或结束汇报业务。

4.内审风险点梳理方案

工程管理内控风险存在阶段性和时效性、客观性和普遍性、偶然性和必然性、相对性和可变性等特点。如何将这些情况在信息系统中反应并起到监督、督促、管理的作用。

目前我们设定的方案为：

（1）由审计处设置内控关键点模板；

（2）模板数量可以根据实际风险阶段任意增减；

（3）模板内容可以根据项目的要求任意调整；

（4）投资监理可以根据实际情况导入风险点模板进行编写；

（5）审计处可以查阅所有工程项目的内控风险点情况；

（6）项目建设部门仅可以查阅自己项目的内控风险点情况；

（7）审计处可以统计、管理、分析风险点数据；

（8）风险点分析数据可以导出为工程全过程跟踪审计工作提供数据支撑。

5.流程引擎设计

由于系统涉及的操作人员角色繁杂、管理业务全面、业务流程复杂、可变，为此我们研发了业务流程控制引擎。

流程引擎的设计要求如下：

（1）可以自动识别工程项目的预设流程；

（2）可以自动识别工程项目的人员分配情况；

（3）可以自动识别提交的业务类型；

（4）可以自动根据获悉的预设流程、人员信息、业务类型规划流程。

6.待办事宜和手机短信提醒

由于工程管理环节多、业务复杂、时效要求高，如何利用自动化技术，在第一时间提醒用户完成工作，就成了系统是否实用的关键因素。为此我们结合流程引擎研发了待办事宜模块，并结合学校短信平台实现手机短信提醒服务。

工作原理如下（原理如图15）：

（1）流程引擎根据实际业务流程驱动，向待办工作模块提交信息，并触发待办事宜；

（2）待办工作模块根据流程引擎推送的人员信息，向相关人员推送待办事宜信息；

（3）待办工作模块向手机短信服务器推送短信发送请求；

（4）短信服务器向指定人员手机发送工作提醒短信；

（5）工作人员收到短信提醒后登录系统，根据待办事宜内容锁定需要办理的工作，并做进一步处理。

五、未来发展设想

基于云服务、大数据分析、移动计算等技术的发展和进一步的成熟，可以设想未来的“工程审计管理信息系统”可以从以下几个角度继续发展：

形成可复制式管理模块和通用管理模块；

利用区块链技术进一步提升数据的真实有效性；

进一步大范围推广；

形成数据联盟；

实现更大范围的数据共享。

1.数据联盟设想

数据联盟是基于“工程审计管理信息系统”材料库采集技术，进一步发展而来的材料信息大数据系统。其具有范围广、数据准、跨区域、跨领域、实时采集、处理迅速等特点（原理如图16）。

（1）数据来源：来源于各高校或企业的“工程审计管理信息系统”的材料库信息；

（2）数据处理：所有数据经过大数据处理平台统一处理，实现统一的数据格式；

（3）数据收集：经过大数据处理平台处理的数据，将统一存放于云端系统内；

（4）可以采用大数据技术对云端数据进行采样、建模、分析，并对一些风险采取及时的预警或干预。

2.材料数据共享

当数据联盟一旦实现，就可以实现更大范围的数据共享：

（1）校内数据共享；

（2）高校之间数据共享；

（3）跨领域数据共享；

（4）跨区域数据共享；

六、创新模式

1.应用创新

（1）工程管理与工程审计相结合的在线管理模式；

（2）所有单据流转、汇签、批阅、留存、归档的在线管理模式；

（3）审计业务的情况汇报、流转、批阅的在线管理模式；

（4）内控关键点填报、汇总的在线管理模式；

（5）工程管理业务的资料、文档、图纸在线收集和管理模式。

2.技术创新

（1）在业务流程中动态采集材料信息并自动形成材料库技术；

（2）流程引擎实现流程自动调配技术；

（3）审计模板的动态配置技术；

（4）待办事宜模块和手机短信平台相结合，实现待办业务实时提醒技术；

（5）大数据整理平台的数据整理和采集技术；