大数据时代如何深化高校审计信息化建设——以中普审计软件为例
 

大数据时代如何深化高校审计信息化建设——以中普审计软件为例

雷巧萍 黄心德

一、前言

2017年12月29日教育部发布了《教育部关于推进直属高等学校内部审计信息化建设的意见》(教财【2017】10号),文件中指出“内部审计信息化建设是实现信息化环境下审计‘免疫系统’功能的必然要求,是提升审计监督能力和完善教育治理体系的重要途径。各学校必须充分认识到内部审计信息化建设的重要性和必要性,高度重视信息化建设在提升内部审计能力方面的战略性地位。”文件要求高校实现几个目标:一是健全内部审计数据采集机制;二是推进数字化审计方式,即:内部审计信息化建设要以提高内部审计质量和效率为目标,加快推进数字化审计方式,立足整体分析把握,从业务分析人手,坚持问题导向,加大学校各部门业务数据之间、业务数据与财务数据之间、学校数据与行业数据以及跨行业、跨领域之间数据的综合比对和关联分析力度,提高数据分析的深度和广度;三是完善内部审计管理系统。要求建设和完善的内部审计管理系统,能实现对审前准备、审计计划、审计实施、审计报告、审计整改、资料归档、成果利用等全流程管理环节信息化管理,满足审计项目组织实施、业务指导、过程控制和决策支持等管理需要,提高工作效率。

综上所述,在大数据时代要实现内部审计信息化建设目标,就必须制定科学的信息化开发计划,借助大数据时代下的软件工具,结合现有审计业务、审计软件、高校内部各业务数据和高校信息网络资源,创建适合高校内部审计的信息化模式,从而全面提高内部审计信息管理水平,提高审计工作效率和审计工作质量。

华南理工大学于2003年成功与珠海中普软件公司开发了中普审计软件,在使用中积累了一些经验,但随着时代的进步,我们的审计软件系统亟待升级,主要是内部审计信息系统内容不够完善,数字化审计功能不强等问题突显出来,与教育部内部审计信息化建设的最新政策要求有了一定距离。本文旨在通过对照新形势下内部审计工作要求和教育部的信息化建设要求,解析中普审计软件功能,总结华南理工大学在使用中普审计软件中的经验,提出提升中普审计软件功能的思路,深化高校审计信息化建设工作。

二、中普高校审计软件框架、功能

中普高校审计软件是基于.NET的中普SOA平台进行开发的,在架构设计方面融合了C/S , B/S和智能客户端等前沿技术,在用户应用上采用目前主流的组件、插件等技术,能满足单机、局域网、广域网和互联网模式下的应用。下面将重点介绍中普高校审计软件框架、财务审计作业系统功能模块和审计业务运行支撑模块。

(一)中普高校审计软件框架

中普高校审计软件是按照内部审计业务流程进行设计的,现在已开发了财务审计、工程管理审计、物资采购审计三个作业系统功能模块和审计业务运行支撑模块。具体如图1所示。

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(二)财务审计作业系统功能模块

财务审计作业系统功能模块相对成熟,包括了“审计计划、审计执行、审计结论、后续跟踪、审计成果、审计档案”等财务审计各作业环节。

1.审计计划作业系统。该作业系统包括对审计计划、审计立项、审计准备的管理,审计人员可进行审计计划编制与立项审批,可在计划外增加审计项目,可录人全面立项信息,包括项目基本信息、参与人员、人员分工、审计数据挂接等,并在立项后选择标准化的流程模版,最后按照向导进行财务软件数据的采集与导人,过程能够智能识别软件类型、搜索财务账套、搜索数据文件且“只读不写”保证数据安全。

2.审计执行作业系统。该作业系统包括审计数据查询、数据分析、报表分析、其他审计数据等子模块。(1)审计数据查询。该子模块中审计人员可进行审前准确性校验,对所取得的审计数据进行准确性、完整性、规范性检查,可进行行业科目对照,生成快速、准确、完整各种行业报表和财务审计底稿,可开展基本财务信息查账,包括对科目汇总表、明细账、凭证综合、数量汇总表等的查询,还可对辅助核算查账,包括对辅助核算、多重辅助核算、项目核算收支余、经济分类收支余等的查询,可以在选择特定科目下面,根据需要对多个项目、部门等辅助核算进行多重查询,满足多种审计需要。(2)审计数据分析。该子模块中审计人员可使用个性化、自动化的审计查账专家功能,按内置的智能查账方案快速的执行疑点智能排查,将存在疑点的凭证按审计问题分类显示,快速生成智能查账底稿,并按审计问题分类自动引入关联法规依据,还可以使用科目总体、账龄综合、余额方多视角的审计数据分析功能,对科目异常、对方科目、多科目结构、与上年总体对比、与上年各月比较、科目横向对比等进行分析,并可生成图表显示便于理解。(3)报表审计分析。该子模块中审计人员可快速生成《资产负债表》、《利润表》等报表数据,并可进行多种报表分析,包括期间对比、年度对比等分析。(4)其他审计工具。该模块包括辅助查账、审计测试、内控测试等工具。审计人员可使用“辅助查账工具”查询跨期科目汇总表、自定义明细账、指定期间汇总、外币汇总表、审计差异调整汇总表,使用“审计测试工具”进行单科目抽样、多科目批量抽样、存货计价分析、固定资产、利息计算、银行对账等测试,使用“内控审计工具”中既定的模板开展内控测评,并可对每一测评指标均引出对应底稿,将审计方式和测试结果进行记录,满足多种审计测试需要。(5)审计工作记录。该子模块中审计人员可各种审计查询与分析程序中形成的记录结果按类管理,包括抽查凭证记录、疑点凭证记录、函证管理、编制调整分录等,还可对整个审计过程中形成的工作底稿进行统一管理。

3.审计结论作业系统。该作业系统包括审计结论汇总、自动生成审计报告、审计报告管理等功能。审计人员可对审计过程中编制的底稿生成结论性底稿,并按进行“审计小结”生成汇总审计发现问题、审计意见及建议等,项目主审可通过编制人员提交的“审计小结”自动生成初步审计报告,还可对生成的审计报告进行报告内容的管理,并记录被审单位对审计报告的意见反馈等。

4.后续跟踪作业系统。该作业系统提供审计人员对审计整改情况跟踪管理,对被审计单位的整改情况进行跟踪、督办,并进行《审计整改报告》和《被审单位整改报告》的记录与管理,并对后续审计过程中的审计底稿、回访记录等进行综合管理。

5.审计成果管理作业系统。该作业系统提供审计部门将本部门每年审计工作中发现的问题、整改建议、审计意见落实、后续审计情况等进行台账登记,并且可自动生成审计统计报表。

6.审计档案管理作业系统。该作业系统提供审计部门在项目审计结束时,对所有项目相关的电子文档进行自动归档,自动生成审计档案目录,自动按照档案目录模板生成档案目录及页码,对于归档的电子资料,进行用户查询的授权、借阅管理,保证档案资料的保密性。

(三)审计业务运行支撑功能模块

审计业务运行支撑功能模块提供了审计综合管理、法规库管理、专家库管理、案例库管理等功能。

1.审计综合管理系统。该管理系统中审计部门可对日常工作中包括人员培训管理、员工绩效考核、绩效考核统计、网上投稿管理、个人参加项目、年度工作业绩等方面进行管理统计。

2.审计法律法规管理系统。该管理系统在内置各类法律法规基础上,审计人员可以将行业或高校自身的一些管理制度、规定导人法规库,可采取标题、颁布时间、主题词、文号和全文进行检索,可使用法规精选摘要关联功能将各种审计发现问题的处理与相关法规依据精要内容进行关联,在进行结论性底稿编制时快速引用。

3.专家、案例资料管理系统。该管理系统提供审计人员将工作中总结的审计程序、查账技巧、案例分析等审计经验整理录人到系统,进行资源共享,也可以在审计调查阶段使用内置风险案例库,也可将审计过程中形成的各种风险案例信息进行整理和记录。

三、高校财务审计中常用功能及使用情况

华南理工大学在开展学校预算执行与决算审计、校内中层领导干部经济责任审计、校属企业财务收支审计等审计项目中都在使用“中普高校审计软件”辅助审计。审计人员能实现在服务器或客户端采集“天大天财【SQL Server】”、“用友U8V10【SQL Server】”、“用友NC6.X财务【Oracle】”、“金蝶2000【Access】” 、“金蝶KIS系列【Access】”、“小蜜蜂财务管理【Access】”、“科迪通ERP【SQL Server】”等软件账套,并成功导入“中普高校审计软件”中。在日常办公或现场审计临时组建局域网络的现场作业环境下,能进行多机联网作业,实现系统信息共享。

在审计计划和立项阶段,我们审计人员使用该软件编制年度审计计划,通过审批工作流程,发送给具有相关权限人员进行计划的立项审批,审批后的计划项目可以进行其他功能操作。也可以在审计计划之外,项目主审临时新增立项,录入项目基本信息、项目参与人员选择、项目人员分工、权限设定、项目账套的挂接等操作。

在审计执行作业系统审计数据查询功能模块下,我们的审计人员可查询总账、科目汇总表、明细账、数量账、多栏账及凭证综合信息,并支持从总账到明细账再到具体凭证的三级穿透查询。审计过程中对查询结果可以运用打印、输出等功能;在辅助查账工具模块下,我们的审计人员经常利用辅助查账工具中的“多重辅助查询”功能。比如对内部管理部门领导经济责任审计中,可以选择“部门”辅助核算连同所有“项目”辅助核算(或项目辅助核算下某一项目),对所选择范围的所有会计科目在某一期间的发生额进行查询。在审计工作记录模块下,当查阅财务明细账中发现疑点问题时,审计人员可以用该软件进行疑点问题记录,记录的疑点问题并自动保存到“财务查询分析”功能导航“审计工作记录”栏目的“疑点凭证记录”中管理,审计人员也可以将查询疑点凭证作为问题记录,生成为结论性工作底稿,可生成word格式的工作底稿,生成后的工作底稿将保存到“审计工作记录”栏目的“审计工作底稿管理”中。

四、深化中普审计软件建设的几点设想

从我们多年使用中普审计软件经验来看,该软件在与财务软件接口方面是成功的,我们从服务器或客户端采集的“天大天财【SQL Server 】”、“用友U8V 10  【SQL Server】”、“用友NC6.X财务【Oracle】”、“金蝶2000 【Access】” ,“金蝶 KIS系列【Access】”、“小蜜蜂财务管理【Access】”、“科迪通ERP【SQL Server】”等软件账套,都能成功导入“中普高校审计软件”中。从调研其他软件公司开发的审计软件来看,很多软件这一功能实现并不稳定。我们认为,中普审计软件数据采集功能是稳定的,已有的功能模块能实现基本审计需求,只需在功能上进一步优化。在此前提下,我们和中普软件公司进行了磋商,软件公司也愿意为华南理工大学进行二次开发,这为我们建立适合高校内部审计信息化平台提供了很好的支持,也是现阶段节约开发时间,提高开发效率最好的一种途径。根据我们的使用情况,结合现代内部审计的发展和高校内部审计信息化的要求,我们提出了深化中普审计软件—高校内部审计信息化平台建设的几点设想。

1.与学校信息化建设办公室联合开发,提高数据的安全性和共享性

将审计软件委托中普软件公司和学校信息化建设办公室联合开发,使内部审计信息化平台一开始建立在集应用安全、网络安全、数据安全为一体的信息化平台上,确保审计信息化平台安全、高效运行。

2.细化内容,搭建完善的内部审计信息化平台

增加办公自动化作业系统,主要功能包括:信息发布、待办工作、审计日记、电子邮件、短信提醒、我的文档管理等。

增加审前准备作业系统,主要增加功能有:审计通知书管理,上传资料管理。

后续跟踪作业系统增加外聘中介审计单位管理及评价。

3.优化审计项目的数据采集功能

现行中普审计软件采集的财务数据是独立核算单位的全部数据,这种数据源比较适合做全校的预算执行和决算审计项目,但是对经济责任审计项目来说审计效率并不高。原因是:高校经济责任审计项目,一般审计项目数据源是一个部门或一个学院,如果不能从全校的数据源中分离出需要审计的部门和学院,势必数据冗余较大影响软件运行速度,无法满足审计工作效率的需要。现实中,审计人员只好弃用审计软件,从财务部门直接导出部门经费明细账,进行查账和分析,审计软件仅作为查询凭证的工具,功能大打折扣。经过与中普审计软件公司沟通,我们建议软件公司优化采集功能,按审计项目要求的数据源采集数据并设立独立审计项目,例如以学院或部门为单位采集数据源,同时设认XX学院或XX部门经济责任审计项目,从而大大提高计算机运行速度,实现提高审计效率的目标。

4.适应高校特点,优化审计作业模块财务查询功能,建立以项目为关键字的审计查询和数据分析功能

中普审计软件是在企业审计软件的基础上开发出来的,有部分功能是企业审计功能的套用,比如以会计科目作为查账的主要根据,项目查询为辅,虽然也能实现审计查账功能,但耗时耗力,效率大打折扣,并且高校审计主要以经费项目为查账线索,因此导致很多审计人员弃用中普审计软件,直接导出财务数据用EXCEL工具处理。

基于此,我们设计改进中普审计软件以会计科目为查账关键字的方式,改为以经费项目编号为主关键字的查账方式。再以经费项目为关键字,进行分类汇总,进行收人和支出结构分析,支出费用明细分析,支出疑点分析,凭证抽查等等相关审计内容。如此以来,以前每个审计项目都要审计人员导出经费项目支出明细数据用EXCEL工具处理,简化成计算机软件实现,大大节省了人力,为审计人员更加便捷、准确地找寻审计疑点提供帮助,让审计人员还有精力分布在内部控制调查、政策执行审查、资产管理审查等其他重点环节,大大提高审计工作效率。

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5.联合高校内部审计业务专家,优化“审计执行”模块审计分析功能,提升审计软件的数据分析和查疑功能

华南理工大学计划联合几所使用中普审计软件的高校,成立审计业务专家组,进行数据式审计分析、数据式审计预警指标设计,提升数字化审计功能,实现适合高校的数据分析和数据查疑智能审计功能。

实际审计过程中很多环节需要审计人员的专业判断,但这种专业判断因人而异,因工作经验而异。如果能汇集各高校内部审计业务专家,组织工作经验小组,形成查账技巧资源库,将通用的数据分析和查账技巧,编制为计算机语言,开发出智能审计功能,将受益大批的审计人员。

在数据分析功能中,增加大数据分析功能,通过数据分析,得出历史、同行、同期数据分析结果,供审计人员进一步审计提供数据支持。

另外,还可关联审计项目分类档案、审计案例库、审计法规库,并弹出相关信息,为审计人员提供更多信息和资源。

上述功能的提升,将实现降低审计风险,提高审计效率,提高审计质量,向智能审计迈出一大步。

6.逐步扩展财务收支审计、预算执行和决算审计,科研经费审计、内部控制审计、资产审计模块

现行的审计软件仅仅与财务数据关联,主要适合经济责任审计项目的开展,如果通过高校网络中心信息系统与教学、科研、财务、人事、基本建设、后勤、资产等信息系统数据关联,实现信息共享,将为开发财务收支审计、预算执行和决算审计、科研经费审计、内部控制审计、资产审计、其他专项审计模块提供了可能。

7.二次开发工程管理审计模块和物资采购审计模块。结合高校工程管理和物资采购的特点,建立适合高校业务的工程管理审计模块和物资采购审计模块,是下一阶段需要与软件公司配合二次开发的事项。

8.建立内部审计业务数据档案库,提升数据共享、技术共享功能。

建立历年审计业务数据档案库,既方便审计数据统计,审计工作量统计,也方便档案查找,经验归纳,一劳永逸,还可以实现高校间数据、技术、经验的共享。

五、结束语

党的十八大以来,党和国家的各项事业实现了良好的开局,取得了新的伟大成就。当代,全国上下各行各业高举习近平新时代中国特色社会主义思想伟大旗帜,以十九大精神为引领,继续深化各项改革。党中央将审计工作作为推进国家治理体系和治理现代化建设中的一个重要环节。高校内部审计工作也应自觉服务于高等学校的深化改革,推动高等学校高质量发展。按照教育部最新要求,如何把握新时期高等学校内部审计工作要求的着力点,利用信息化手段,逐步构建审计信息化管理系统,推进数字化审计方式,规范审计流程,提高审计工作效率,成为了当前高校内部审计工作的重点。

大数据时代,为审计信息化的发展提供了可能,但是要真正实现审计信息化还有一段路要走,软件公司的选择,软件公司开发软件的能力和开发出的软件功能实现程度,高校内部信息化系统的建设程度,审计信息化经费的支持及相关部门的配合程度,审计信息化人才的引进和现有审计人员信息化水平的提升都是审计信息化建设中面临和需要解决的问题。本文研究了在审计软件二次开发过程中华南理工大学信息化建设的方向和目标,也将不断地实践和优化方向和目标,力争将审计信息化建设更快更发好地推进下去,使内部审计工作更好地促进学校“双一流”建设目标的实现。


 
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